Ведение кадрового делопроизводства: особенности процедуры

Ведение кадрового делопроизводства организации

Работа с кадрами – это основа деятельности любого предприятия. Наличие наемных работников автоматически приводит к формированию большого количества документов. Их следует правильно составлять, вносить в них корректировки, хранить. Для такой деятельности нужны профессионалы знакомые с тонкостями кадрового делопроизводства.

Что такое кадровое делопроизводство?

Важно! Следует иметь ввиду, что:

  • Каждый случай уникален и индивидуален.
  • Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

  • Обратиться за консультацией через форму.
  • Воспользоваться онлайн чатом в нижнем углу экрана.
  • Позвонить:
    • Московская область: +7 (499) 938-42-57
    • Ленинградская область: +7 (812) 467-32-98
    • Федеральный номер: +7 (800) 350-83-26

Кадровое делопроизводство – управление предприятием посредством ведения документации, связанной с персоналом. В зависимости от финансовых и штатных возможностей предприятия оно может быть организовано следующим образом:

  • отдельное структурное подразделение, насчитывающее руководящий состав и рядовых сотрудников;
  • сотрудник в штате, чьи трудовые обязанности – работа с документами по персоналу;
  • совмещение обязанностей по кадровому делопроизводству с основной работой;
  • кадровый аутсорсинг, т.е. ведение кадрового учета специалистами сторонней компании; удобен при малых и средних объемах бизнеса, т.к. позволяет экономить средства, не внедряя отдельную штатную должность; кадровое делопроизводство в Санкт-Петербурге, как и в других городах, выгодно поручить профессионалам.

Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту

Разработку и формирование внутренних нормативных актов, связанных с персоналом (Правила внутреннего распорядка, Положения о заработной плате и пр.); текущее ведение кадровой документации (внесение необходимых записей в трудовые книжки, должностные инструкции и пр.); расторжение трудовых отношений с сотрудниками, формирование всей сопутствующей документации – всё это и есть обязанности кадрового делопроизводства.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Документооборот компании должен вестись без грубых нарушений и ошибок, иначе это приведет к серьезным наказаниям в случае их обнаружения контролирующими органами.

Для этого необходим настоящий профессионал с хорошим опытом работы и знанием современного законодательства. В качестве основных ошибок, допускаемых неопытными кадровиками, можно выделить: недочеты при ведении трудовых книжек, ошибки при подписании трудовых договоров, ошибки при формировании внутренних приказов (приводят к потере их правовой значимости, и могут быть легко оспорены как недействительные).

Электронный кадровый документооборот в организации

Кадровое делопроизводство связано с обращением большого количества документов, которые необходимо хранить в течение длительного времени после создания. Бумажные варианты занимают много места и должны содержаться с соблюдением множественных условий. С развитием цифровых технологий все большей популярностью пользуется электронный документооборот. Так документы лучше защищены в отличие от бумажных вариантов, почти мгновенный доступ к нужному документу, уменьшается количество ошибок при составлении, т.к. дополнительно их контролирует электронная программа и другие преимущества.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Ведение кадрового делопроизводства

Наши услуги

Компания “МИП” предлагает следующие услуги по ведению кадрового производства:

  • консультирование по кадровым вопросам;
  • составление внутренних локальных актов (должностных инструкций, правил);
  • ведение и оформление кадровой документации (трудовых книжек и договоров, штатного расписания, приказов по личному составу, личных дел работников, графика отпусков и др.);
  • восстановление кадрового делопроизводства;
  • постановка кадрового учета.
Наименование услуги Описание Стоимость
Ведение кадрового делопроизводства Устанавливается индивидуально и зависит от числа сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без тщательной проработки кадрового делопроизводства. Если компания не составляет должностные инструкции, не разрабатывает внутренние регламенты, не документирует события кадрового характера, то она неизбежно столкнется с рядом проблем. Любые конфликты, которые инициируют сотрудники в такой ситуации, будут разрешены не в пользу компании.

Современная судебная практика изобилует решениями, где работодатели проигрывают дела исключительно из-за неграмотности кадрового делопроизводства.

Главная особенность кадрового документооборота такова, что он упорядочивает отношения работников и администрации. В процессе кадрового делопроизводства устанавливаются:

  • права и обязанности работодателя и подчиненных;
  • порядок (сроки, размер) выплаты зарплаты работникам;
  • условия выхода в отпуск;
  • оформление несчастных случаев на работе;
  • и многие другие важные моменты трудовой деятельности.

Профессионализм в ведении кадрового документооборота снизит риск возникновения конфликтов с работниками и обеспечит слаженность работы всего коллектива.

Ведение кадрового документооборота является обязанностью фирмы. Отсутствие документирования того или иного важного кадрового события неизбежно повлечет за собой штрафные санкции или приостановлении работы предприятия.

Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей руководящего звена).

Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет. Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.

Грамотно выстроить процесс кадрового делопроизводства невозможно без высокой квалификации в сфере трудового администрирования. Привлечённый профессионал будет вовремя отслеживать важные изменения в регулировании кадрового документооборота и внимательно вести всё делопроизводство фирмы. Так вы сможете избежать негативные последствия, с которыми сталкиваются компании.

Способы ведения кадрового делопроизводства

Существуют три способа решения проблемы документооборота:

  • самостоятельная организация кадрового делопроизводства;
  • наем специалиста кадрового администрирования;
  • аутсорсинг.

Самостоятельное ведение кадрового документооборота

Главная проблема на этом пути – нехватка времени, с которой можно неминуемо столкнуться. Организация делопроизводства будет отнимать основную часть трудового дня, и если вы директор фирмы, то на исполнение руководящих функций останутся лишь незначительные перерывы. Вы не сможете заниматься развитием бизнеса, проводить переговоры, встречаться с партнёрами, ездить в командировки по важным вопросам. О росте компании придётся забыть.

Если же вы – глава кадрового департамента компании, то, погрузившись в ведение делопроизводства, вы не сможете продуктивно руководить персоналом, заниматься анализом работы сотрудников и разрабатывать схемы их мотивации. Вы погрузитесь в рутину рядового кадрового сотрудника, составляя и оформляя трудовые договоры, личные карточки, командировочную документацию, приказы, график отпусков и множество других бумаг кадрового характера. В итоге, вы не будете расти как руководитель, а вернётесь к исполнению обязанностей кадрового служащего.

Ведение делопроизводства штатным работником

В случае принятия такого решение, будьте готовы столкнуться с известными трудностями.

Во-первых, специалисты-кадровики высокого уровня требует заработную плату, сопоставимую с доходом руководителя среднего звена. Учитывайте к тому же необходимость уплаты подоходного налога, отчисления в фонды, расходы на создание условий труда и другие вынужденные издержки. Вам придётся оплачивать услуги такого работника, даже если он отправится в отпуск, возьмёт отгул или уйдёт на больничный.

Во-вторых, вам будет нужен специалист, способный подменять кадровика в случае, когда тот отсутствует. Иначе, процесс кадрового делопроизводства остановиться и компания не сможет продолжать нормально функционировать.

В-третьих, для поиска работника, оценки его способностей и адаптации в коллективе необходимо затратить немало сил и времени. Наём нового сотрудника такого уровня – всегда риск. Если специалист кадрового делопроизводства окажется некомпетентным, то выясниться это может, только когда придёт решение уполномоченного государственного органа о рассмотрении дела в отношении вашей фирмы.

Ведение кадрового делопроизводства сторонней компанией

Популярным во всем мире способом ведения делопроизводства является аутсорсинг. Суть его заключается в том, что вы передаёте полномочия кадрового администрирования другой фирме – аутсорсинг-провайдеру. Такая фирма имеет постоянно действующий штат профессионалов кадрового документооборота.

Вы сможете получить посредством аутсорсинга следующие услуги кадрового характера:

Стандартный комплекс кадрового делопроизводства:

  • оформление приема/увольнения работников;
  • составление приказов кадрового характера;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • составление штатного расписания, графика отпусков;
  • разработка типовых образцов локально-нормативных документов.

Работа с трудовыми договорами:

  • составление договора с индивидуальным подходом к каждому работнику;
  • внесение изменений в действующие трудовые договоры;
  • расторжение трудовых договоров.

Ведение делопроизводства для воинского учета:

  • создание картотеки все военнообязанных лиц в компании;
  • постановка фирмы на учет;
  • составление отчетов для военного комиссариата.

Охрана труда и обеспечение аттестации рабочего места:

  • составление необходимых в соответствии с законодательством документов;
  • ведение журналов инструктажа по техники безопасности;
  • оформление несчастных случаев на работе.

Также вы сможете дополнительно заказать те услуги по ведению кадрового делопроизводства, которые необходимы именно вашей фирме.

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

  • уменьшение нагрузки на работника кадрового отдела или полная его замена;
  • ведение документооборота специалистами высокой категории, которые не уходят в отпуска и не отпрашиваются в отгулы;
  • ведение кадрового документооборота и делопроизводства по правилам трудового законодательства;
  • индивидуальный подход к конфликтным увольнениям;
  • вариативность распределения полномочий кадрового делопроизводства между работниками кадрового отдела вашей фирмы и аутсорсинговой компанией;
  • возможность устройства на работу иностранных специалистов, приём которых связан с необходимостью составления целого пакета документов, проверяемых государственными органами;
  • консультирование по любым вопросам кадрового делопроизводства.
  • уменьшение материальных издержек вашей фирмы;
  • возможность отказаться от рутины кадрового документооборота и сконцентрироваться на ведении основной деятельности компании.

Похожие услуги по теме

  • Кадровый аудит
  • Кадровый учет
  • Кадровый консалтинг

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

оформление кадровых приказов;

заполнение трудовых книжек;

ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

Положения об оплате труда;

Правил внутреннего трудового распорядка;

Положения о персонале;

Положения о премировании и иных поощрениях

Положения о материальной ответственности работников;

Положения о коммерческой тайне;

Положение об отпусках;

Положение о командировках;

Положение о структурных подразделениях;

Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;

на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

Кадровое делопроизводство в организации или на предприятии – ведение учета кадров и документооборот

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

  • начисление заработной платы;
  • оформление отпусков, больничных;
  • оформление справок.

Цели и задачи

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Учет, регистрация, контроль

Ведение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение

Ознакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения

Проведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности

Работа с документами

Специалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность

Организация деятельности согласно инструкциям

Нормативно-правовое регулирование

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

  • государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
  • правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
  • федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
  • общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

Законодательная база предприятия

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

  • устав предприятия;
  • распорядок труда;
  • нормы по защите личных данных;
  • охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
  • график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности. В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат. По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Кадровые приказы

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам. В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой. По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности. Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела. Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

  • формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
  • оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
  • готовить и выписывать приказы;
  • проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф. В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков. Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании. Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства. Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату). Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Ведение кадрового делопроизводства

Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.

Поиск и оформление персонала

Изначально перед оформлением сотрудников нужно найти специализированный персонал, который бы соответствовал строгим критериям (они должны быть связаны со спецификой работы). Для этого используют специализированные бюро, агентства, сайты по поиску работы, биржу труда или частные объявления в газетах, в СМИ, на сайтах. После этого составляются обязательные кадровые документы, проводится оформление, подписывается трудовой договор или договор подряда.

Этапы приема на работу

Процедуры оформления людей на должность начинаются со внесения данных про соискателя работы в специальный журнал. Табеля учета фиксируют информацию об опыте, стаже работы, ранее занимаемой должности. При одобрении составляется приказ о назначении человека на тот или иной пост. Заключительным этапом становится формирование личной папки, составление дела в компании, отделе. В договоре прописывается информация про обязанности, про денежный оклад на занимаемом посту.

Личные карточки и формирование личного дела сотрудника

Виды кадровых документов включают личную карточку сотрудника. Она содержит всю информацию относительно семейного положения, ФИО, туда же вклеивается фотография, прописывается дата рождения. Все это делается работодателями с целью формирования пакета данных про каждого члена штата компании. Согласно законодательству, эти данные не могут быть переданы третьим лицам. Для ведения личного дела используются папки, шкафы или даже металлические сейфы (в зависимости от уровня оснащения офиса компании).

Журналы по кадровому делопроизводству

Бумажная печатная продукция помогает систематизировать отчетность, упростить документооборот. Документация в виде журналов по делопроизводству включает такие виды:

  • по контролю документов, бумаг, которые доставляются компании или предприятию;
  • по контролю времени, периодов служебных командировок;
  • по контролю за любыми записками, заявлениями;
  • записи по обеспечению сохранности трудовых книжек.

Ведение трудовых книжек

Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.

Систематизация и хранение документов

По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.

При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.

Электронный кадровый учет

При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:

  1. быстрый доступ к документам;
  2. защищенности файлов паролями;
  3. нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
  4. экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
  5. экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.

Видео

Нашли в тексте ошибку? Выделите её, нажмите Ctrl + Enter и мы всё исправим!

Делопроизводство кадров: порядок ведения

Статьи по теме

Кто может вести кадровое делопроизводство в организации и какие функции будет выполнять этот специалист, расскажем статье.

Образцы, необходимые в работе:

Чем регламентируют кадровое делопроизводство

Грамотное ведение кадрового делопроизводства минимизирует количество претензий при проверках и обеспечивает своевременное оформление всех документов, сопровождающих трудовую деятельность сотрудников. В кадровом документообороте задействованы все документы, связанные с персоналом, его расстановкой внутри организации, учетом рабочего времени и расчетами с работниками.

Основным документом, который регламентирует трудовую деятельность, кадровое дело, делопроизводство и документооборот, является Трудовой кодекс РФ. Но и в трудовом законодательстве не всегда четко и однозначно прописаны эти регламенты.

Статьей 128 ТК РФ установлено, что отпуск без сохранения заработной платы работник может оформить на основании письменного заявления. В тоже время в статье 255 ТК РФ говорится о том, что отпуск по беременности и родам предоставляется женщине на основании больничного и заявления. Отсутствие уточнения «письменный» делает возможным и достаточным устное заявление работницы.

Поэтому многие организации ведение кадрового документооборота осуществляют на основании Положения или Инструкции. Эти регламенты устанавливают правила оформления и ведения кадровых документов на предприятии.

Разработка Инструкции позволяет:

  • установить общий порядок оформления кадровой документации;
  • адаптировать делопроизводство кадров к специфике организации;
  • стандартизировать оформление кадровых процедур.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Многие компании используют в кадровом делопроизводстве рекомендуемые, но не обязательные к использованию унифицированные формы первичной учетной документации по учету и оплате труда. Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 . Работодатели могут дополнять эти формы, утвердив их или самостоятельно разработанные образцы в своей учетной политике.

Классификация документов в кадровом делопроизводстве

Документы, участвующие в кадровом делопроизводстве, подразделяют на три группы:

  1. Локальные нормативные акты и организационные документы, в том числе: штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положения, коллективный договор, инструкции по охране труда и пр.;
  2. Документы по учету личного состава, в том числе: приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, личные карточки работников, трудовые договоры, заявления и пр.
  3. Информационно-справочные документы, в том числе: входящая. Исходящая и внутренняя корреспонденция.

Таблица. Классификация документов по основным кадровым процедурам

Прием на работу

  • Заявление о приеме на работу
  • Трудовой договор (контракт)
  • Приказ о приеме на работу
  • Протокол общего собрания учредителей

Перевод на другую работу

  • Заявление о переводе
  • Служебная записка (представление) о необходимости перевода сотрудника
  • Приказ о переводе

Увольнение и сокращение

  • Уведомление работника о предстоящем сокращении
  • Заявление об увольнении
  • Приказ об увольнении
  • График отпусков
  • Заявление на отпуск
  • Приказ об отпуске
  • Служебная (докладная) записка
  • Акт о нарушении трудовой дисциплины
  • Объяснительная записка
  • Приказ о дисциплинарном взыскании

Поощрения и награждения

  • Представление к награждению
  • Приказ о награждении

Функции кадрового делопроизводства

Термины и определения, которые используют в делопроизводстве кадров, установлены ГОСТ Р 51141-98. Согласно стандарту, делопроизводство — это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами.

Кадровое делопроизводство — это работа с документами, связанными с трудовыми отношениями и учетом кадров. Эти документы — следствие и основа принимаемых кадровых управленческих решений, они обеспечивают решениям юридическую силу.

Основная функция кадрового делопроизводства — фиксация информации о трудовой деятельности персонала:

  • приеме на работу;
  • перемещениях и переводах сотрудников;
  • учете рабочего времени;
  • предоставлении оплачиваемых и прочих отпусков;
  • увольнении.

К числу кадровых документов также относят локальные нормативные акты работодателя, регламентирующие трудовые взаимоотношения на конкретном предприятии. Их разработка, утверждение и актуализация также входят в функционал кадрового делопроизводства.

Кому поручают ведение кадрового делопроизводства

Работодатель вправе принять самостоятельное решение о том, как организовать и как вести кадровое делопроизводство. При этом учитываются величина штата и финансовые возможности. На крупных предприятиях этим занимается специальное структурное подразделение — отдел кадров, кадровое делопроизводство в этом случае затратный, но гарантированный способ соблюдения трудового законодательства.

На небольших предприятиях в штат вводится отдельная единица — кадровик, кадровое делопроизводство входит в его основной функционал. На предприятиях – субъектах малого предпринимательства, ведение кадрового документооборота может быть поручено сотруднику в порядке совмещения. Как правило, дополнительный функционал включают в обязанности бухгалтера или секретаря.

★ Если функции по делопроизводству кадров возложены на секретаря, не стоит поручать ему разработку локальных нормативных актов и другой организационной документации. Для этого требуются юридические знания, знакомство с основами трудового законодательства, ведь положения локальных регламентов не должны ущемлять тех прав, которые работникам гарантирует ТК РФ.

К работнику, который будет вести кадровое делопроизводство, предъявляют повышенные требования. Он должен знать основы трудового, гражданского и административного законодательства.

Специалисту по делопроизводству кадров потребуются экономические знания, основ бухгалтерского учета и отчетности. Это должен быть человек, обладающий аналитическим складом ума, ответственный, педантичный и скрупулезный. Современный кадровик-делопроизводитель должен свободно пользоваться специализированным программным обеспечением и справочными системами, обеспечивающими актуальную правовую поддержку. Эксперты журнала «Справочник секретаря» расскажут о том, что важно знать секретарю о делопроизводстве договоров .

Как вести кадровое делопроизводство

Обязанности специалиста, которому поручено делопроизводство кадров, устанавливает Трудовой кодекс РФ. В функции кадровика-делопроизводителя входит:

  1. Формирование и ведение личных дел работников организации.
  2. Составление трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
  3. Оформление согласий на обработку и хранение персональных данных сотрудников, соблюдение требований законодательства о персональных данных.
  4. Разработка проектов внутренних организационных документов (штатное расписание, график отпусков и пр.).
  5. Оформление и своевременная выдача справок, копий и выписок из кадровых документов.
  6. Подготовка проектов организационно-распорядительной документации.
  7. Разработка форм внутренних документов, используемых в кадровом делопроизводстве.
  8. Учет отработанного сотрудниками времени с целью оформления оплачиваемых отпусков и расчета компенсаций за неиспользованные отпуска.
  9. Формирование и своевременное представление периодической отчетности в ПФР, Госстатистику и внебюджетные фонды.
  10. Представление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета и начисления зарплаты, отпускных, надбавок, компенсаций и пр.

Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандарта

Если в организации создана кадровая служба, все ее сотрудники должны быть знакомы с основами кадрового делопроизводства. Правильное и своевременное оформление кадровых документов – гарантия отсутствия претензий как со стороны контрольно-надзорных органов, так и сотрудников.

Распространенные ошибки при ведении кадрового делопроизводства

  1. К самым распространенным ошибкам в делопроизводстве кадров относится заключение трудовых договоров без предъявления всех документов, указанных в статье 65 ТК РФ как обязательные. Например, кадровик «забывает» затребовать у соискателя дополнительно справку, необходимую для выполнения некоторых видов профессиональной деятельности – об отсутствии судимости или медицинское подтверждение о состоянии здоровья.
  2. Невнимательность и небрежность являются причиной частых ошибок в кадровом делопроизводстве. Например, при заполнении приказов и распоряжений кадровики указывают наименование должностей не в соответствии со штатным расписанием. Или же в штатном расписании наименование должностей, для которых установлены вредные и опасные условия труда, не соответствуют наименованиям, указанным в профстандартах или квалификационных справочниках.

➤ Ошибки, допущенные при ведении кадрового документооборота, чреваты судебными спорами и крупными штрафами.

Важно не только назначить добросовестного сотрудника, ответственного за делопроизводство кадров, но и ознакомить его с основами законодательства и азами ведения документооборота.

Что такое кадровое делопроизводство и как его организовать

Статьи по теме

Любая компания или ИП, которые привлекают наемных работников, обязаны вести кадровый учет. В процессе деятельности каждого сотрудника нужно оформлять документы и вносить в них изменения согласно требованиям законодательства. Эту задачу решает кадровое делопроизводство. Разберемся, как его наладить с нуля и повысить эффективность управления персоналом.

Полный доступ на месяц! – Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки “Системы Главбух”.

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Любая компания или ИП, которые привлекают наемных работников, обязаны вести кадровый учет. В процессе деятельности каждого сотрудника нужно оформлять документы и вносить в них изменения согласно требованиям законодательства. Эту задачу решает кадровое делопроизводство. Разберемся, как его наладить с нуля и повысить эффективность управления персоналом.

Кадровый учет представляет собой систему процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно должен присутствовать в любой компании и у ИП. Штатная численность персонала и организационно-правовая форма значения не имеют.

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления предусмотренных законодательством документов, их заполнение, предоставление отчетности по персоналу. Каждый оформленный документ имеет юридическую силу, в том числе формируемый на основании заявления работника.

Эта инструкция поможет вам правильно организовать кадровое делопроизводство:

Организация и ведение кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме – трудоемкая профессиональная задача, требующая от специалиста определенных знаний в сфере управления персоналом и оформления документов. Есть несколько этапов создания системы кадрового делопроизводства.

Этап 1. Прежде всего необходимо определиться с тем, кто из специалистов будет этим заниматься. На практике чаще всего данную работу выполняет:

  • директор организации или ИП;
  • секретарь;
  • бухгалтер или главный бухгалтер;
  • специалист по кадрам в единственном лице;
  • кадровый отдел;
  • специалист или кадровая служба на аутсорсинге.

Выбор ответственного за ведение кадрового делопроизводства зависит от:

  • объема работы;
  • финансовых оборотов компании или ИП;
  • численности штата сотрудников.

Как правило, потребность в собственном кадровом подразделении возникает, если численности персонала превышает 200 человек. На практике работодатели исходят из собственного положения дел.

Этап 2. Подробно изучить учредительные документы:

Данный этап нужен для того, чтобы избежать ошибок при документальном оформлении трудовых отношений с руководителем организации и элементарных ошибок в наименовании самой фирмы. Например, должность руководителя звучит как «директор», а в документах он указан как «генеральный директор». Или в шапке всех приказов компании по личному составу содержится только ее сокращенное название.

Этап 3. Разработать и утвердить штатное расписание. Для штатного расписания существует специальная форма Т-3 (утв. пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Но ее можно разработать самостоятельно, если это позволяет сделать учетная политика.

Нельзя принимать на работу сотрудников на те должности, которых нет в штатном расписании. Но можно изменять штатку и вносить туда необходимые должности. Законодательных запретов на это нет. Утверждает штатное расписание руководитель организации. Для этого издают соответствующий приказ.

Образец штатного расписания выглядит так:

Этап 4. Составить перечень локальных нормативно-правовых актов. К обязательным ЛНА относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
  • документ по регулированию системы оплаты труда в части размеров тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера;
  • документ по регулированию порядка обработки персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

За отсутствие обязательных ЛНА трудовые инспекторы могут оштрафовать работодателя.

К необязательным ЛНА относятся:

  • должностные инструкции работников;
  • положения о структурных подразделениях;
  • личные дела;
  • журнал учета личных дел.

Этап 5. Проверить, в каком статусе находится руководитель. Вариантов может быть два:

  • работает по трудовому договору, то есть является наемным сотрудником;
  • представляет собой единоличный орган по принятию решений от имени фирмы в соответствии с его уставом.

Если руководитель является наемным работником, его кадровая документация не отличается от документации любого другого сотрудника. На него распространяются те же правила:

  • наличие трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления;
  • запись в трудовой книжке.

Если руководитель имеет статус единственного исполнительного органа организации в соответствии со статьей 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, то достаточно только решения о назначении его на должность или протокола об избрании конкретного физлица директором. Остальные документы можно не оформлять. Но единого мнения по данному вопросу не существует. ГИТ рекомендует оформлять трудовые отношения с любым директором.

Этап 6. Разработать типовой шаблон трудового договора. Этот шаблон в дальнейшем можно использовать для оформления трудовых отношений со всеми наемными работниками.

Обязательными реквизитами трудового договора согласно статье 57 ТК РФ являются:

  • ФИО сотрудника;
  • реквизиты работодателя (ИНН, юридический и фактический адрес, банковские реквизиты, КПП, должность руководителя и его ФИО);
  • паспортные данные работника;
  • дата и место подписания договора;
  • срок действия договора (если договор бессрочный, то указывают «на неопределенный срок»);
  • режим оплаты труда;
  • режим работы и отдыха.

Если работа сотрудников связана с материальными ценностями, то в дополнение к трудовому договору составляют договор об ответственности за материальные ценности в двух экземплярах. Его подписывают одновременно с трудовым договором. Второй экземпляр хранится в личном деле сотрудника.

Этап 7. Приобрести сейф для хранения трудовых книжек и назначить ответственного за их хранение. В соответствии с п. 42 постановления Правительства о трудовых книжках от 16.04.2003 № 225 их бланки квалифицируются как бланки строгой отчетности, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства от 06.05.2008 № 359. БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи (п. 16 пост. Правительства от 06.05.2008 № 359).

Возложение обязанности по ведению и хранению трудовых книжек происходит на основании приказа. Назначаемое лицо должно быть ознакомлено с этим приказом под роспись.

Этап 8. Подготовить все бланки для работы с кадрами.

Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.

Отметим: если работник устраивается впервые или не имеет трудовой книжки по иным причинам, работодатель обязан завести этот документ в соответствии с п. 44 Правил ведения трудовых книжек (утв. Постановлением № 225, п. 4 письма Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1).

Задачи кадрового делопроизводства

Главная задача – оформление всех необходимых документов в соответствии с требованиями законодательства. Наличие документов и правильность их оформления контролирует ГИТ. Полномочия этого надзорного органа перечислены в статье 356 ТК РФ.

Для организаций и ИП кадровый учет облегчает работу с персоналом и избавляет от путаниц и разногласий при возникновении спорных вопросов.

Документооборот в кадровом делопроизводстве

Основной список документов в системе кадрового делопроизводства:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Положение об оплате труда.
  3. Трудовые договоры и договоры ГПХ.
  4. Приказы по сотрудникам (на увольнение, прием, перевод, отпуск и т.д.)
  5. Штатное расписание.
  6. График отпусков.
  7. Личные карточки сотрудников по форме Т-2.
  8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда.
  9. Трудовые книжки.
  10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
  11. Заявления работников об увольнении по собственному желанию, на предоставление отпуска.

Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.

Некоторые кадровики также используют журнал учета мероприятий по контролю. Он предназначен для отражения информации по проверкам, проводимым в отношении юрлица или ИП со стороны контролирующих органов. Журнал не является обязательным документом. Ответственность за его отсутствие законом не предусмотрена.

Кадровый учет и делопроизводство

Полное кадровое делопроизводство неразрывно связано с системой кадрового учета. Организация работы с кадрами включает в себя оформление документов, связанных с движением персонала у работодателя (см. таблицу 1).

Таблица 1. Документы в кадровом документообороте

Перечень обязательных документов

  1. Заявление от работника
  2. Трудовой договор
  3. Приказ о приеме
  4. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника (если на работу принимают директора)

Увольнение (в том числе увольнение по инициативе работодателя)

  1. Уведомление о расторжении трудовых отношений по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)
  2. Приказ об увольнении
  3. Заявление от работника, если увольнение по ст. 77 ТК РФ
  1. Служебная записка, подтверждающая необходимость в переводе. Ее пишет руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник
  2. Заявление о переводе от самого работника
  3. Приказ о переводе

Отпуска и больничные

  1. График отпусков
  2. Заявление на отпуск
  3. Приказ на отпуск
  4. Заявление на отпуск по беременности и родам.
  5. Больничный лист

Поощрения и премии

  1. Докладная записка или представление о поощрении
  2. Приказ
  1. Объяснительная записка
  2. Докладная записка
  3. Акт (составляется в случае отказа работника писать объяснительную записку)
  4. Приказ о вынесении дисциплинарного взыскания

Для удобства хранения всех документов по каждому конкретному сотруднику кадровик заводит личное дело. Это обычная папка-скоросшиватель с титульным листом и внутренней описью.

Действующее законодательство не предусматривает официальный бланк для оформления титульного листа дела и описи. Более того, их наличие вовсе необязательно. Но для удобства работы кадровики пользуются универсальной формой для описи:

Кадровое делопроизводство в организации или на предприятии – ведение учета кадров и документооборот

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

  • начисление заработной платы;
  • оформление отпусков, больничных;
  • оформление справок.

Цели и задачи

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Учет, регистрация, контроль

Ведение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение

Ознакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения

Проведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности

Работа с документами

Специалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность

Организация деятельности согласно инструкциям

Нормативно-правовое регулирование

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

  • государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
  • правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
  • федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
  • общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

Законодательная база предприятия

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

  • устав предприятия;
  • распорядок труда;
  • нормы по защите личных данных;
  • охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
  • график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности. В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат. По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Кадровые приказы

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам. В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой. По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности. Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела. Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

  • формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
  • оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
  • готовить и выписывать приказы;
  • проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф. В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков. Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании. Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства. Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату). Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Ведение кадрового делопроизводства

Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.

Поиск и оформление персонала

Изначально перед оформлением сотрудников нужно найти специализированный персонал, который бы соответствовал строгим критериям (они должны быть связаны со спецификой работы). Для этого используют специализированные бюро, агентства, сайты по поиску работы, биржу труда или частные объявления в газетах, в СМИ, на сайтах. После этого составляются обязательные кадровые документы, проводится оформление, подписывается трудовой договор или договор подряда.

Этапы приема на работу

Процедуры оформления людей на должность начинаются со внесения данных про соискателя работы в специальный журнал. Табеля учета фиксируют информацию об опыте, стаже работы, ранее занимаемой должности. При одобрении составляется приказ о назначении человека на тот или иной пост. Заключительным этапом становится формирование личной папки, составление дела в компании, отделе. В договоре прописывается информация про обязанности, про денежный оклад на занимаемом посту.

Личные карточки и формирование личного дела сотрудника

Виды кадровых документов включают личную карточку сотрудника. Она содержит всю информацию относительно семейного положения, ФИО, туда же вклеивается фотография, прописывается дата рождения. Все это делается работодателями с целью формирования пакета данных про каждого члена штата компании. Согласно законодательству, эти данные не могут быть переданы третьим лицам. Для ведения личного дела используются папки, шкафы или даже металлические сейфы (в зависимости от уровня оснащения офиса компании).

Журналы по кадровому делопроизводству

Бумажная печатная продукция помогает систематизировать отчетность, упростить документооборот. Документация в виде журналов по делопроизводству включает такие виды:

  • по контролю документов, бумаг, которые доставляются компании или предприятию;
  • по контролю времени, периодов служебных командировок;
  • по контролю за любыми записками, заявлениями;
  • записи по обеспечению сохранности трудовых книжек.

Ведение трудовых книжек

Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.

Систематизация и хранение документов

По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.

При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.

Электронный кадровый учет

При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:

  1. быстрый доступ к документам;
  2. защищенности файлов паролями;
  3. нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
  4. экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
  5. экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.

Видео

Нашли в тексте ошибку? Выделите её, нажмите Ctrl + Enter и мы всё исправим!

Источники:
http://advokat-malov.ru/reg-uslugi/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html
http://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovoe_deloproizvodstvo.html
http://sovets.net/15082-kadrovoe-deloproizvodstvo.html
http://www.sekretariat.ru/article/211304-deloproizvodstvo-kadrov-poryadok-vedeniya-19-m3
http://www.buhsoft.ru/article/2349-chto-takoe-kadrovoe-deloproizvodstvo-i-kak-ego-organizovat
http://sovets.net/15082-kadrovoe-deloproizvodstvo.html
http://viplawyer.ru/vid-na-zhitelstvo/

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию